KVKK Aydınlatma Metni ve Veri Politikası

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE GİRİŞ

1.1. Veri Sorumlusu Bilgileri

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca; www.dogcraftacademy.com alan adlı web sitesi, DCA Aile Bilgi Portalı, dijital analiz formları ve sosyal sorumluluk projeleri (Skoru Eşitle vb.) üzerinden toplanan kişisel verilerinizden, veri sorumlusu sıfatıyla Dog Craft Academy (“Akademi”) sorumludur.

• Veri Sorumlusu: Dog Craft Academy
• İletişim E-Posta: info@dogcraftacademy.com
• Web Sitesi: www.dogcraftacademy.com

1.2. Politikanın Amacı ve Kapsamı

İşbu Aydınlatma Metni, Akademimiz tarafından yürütülen köpek eğitimi, davranış rehabilitasyonu, mesleki triyaj ve medya/cast süreçlerinde; danışanlarımızın, katılımcılarımızın ve portal kullanıcılarımızın kişisel verilerinin hangi amaçlarla işlendiğini, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceğini, veri toplama yöntemlerimizi ve veri sahibi olarak yasal haklarınızı şeffaf bir şekilde açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

1.3. Taahhüdümüz

Dog Craft Academy olarak; köpeğinizin psikolojik refahını korurken gösterdiğimiz bilimsel titizliği, sizin ve ailenizin verilerinin güvenliğini sağlarken de göstermekteyiz. Verileriniz, sadece size ve dostunuza en doğru rehberliği sunmak amacıyla, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde işlenmektedir.

2. KAVRAMLAR VE TANIMLAR

İşbu politika metninde yer alan ve Dog Craft Academy (“Akademi”) operasyonel süreçlerini ifade eden temel kavramlar aşağıda tanımlanmıştır:

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (Ad, telefon, IP adresi vb.).
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. (DCA analiz formlarındaki hane halkı sağlığı ve güvenliği bilgileri bu kapsamda değerlendirilir.)
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen danışan, eğitim alan aile üyesi, "Skoru Eşitle" projesi katılımcısı veya DCA Portalı kullanıcısı.
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Dog Craft Academy.
• DCA Aile Bilgi Portalı: Akademi bünyesinde eğitim alan veya projeye dahil olan bireylere özel; kullanıcı adı ve şifre ile erişilen dijital platform.
• Mesleki Triyaj: "Skoru Eşitle" projesi ve diğer rehabilitasyon süreçlerinde; vakaların aciliyeti, güvenlik riski ve Akademinin kaynakları göz önünde bulundurularak yapılan, uzman görüşüne dayalı önceliklendirme ve seçim sistemi.
• LIMA Protokolü: (Least Intrusive, Minimally Aversive) Akademinin köpek eğitim süreçlerinde esas aldığı; en az müdahaleci, en az caydırıcı ve en yüksek bilimsel etik standartlarını ifade eden disiplin.
• Log Kayıtları: DCA Portalı ve web sitesi üzerindeki kullanıcı hareketlerinin (giriş-çıkış zamanı, erişilen içerik vb.) sistem güvenliği amacıyla dijital olarak kaydedilmesi.
• Vaka Analiz Materyalleri: Eğitim süreci boyunca toplanan, köpeğin davranışlarını ve ailenin uygulama yöntemlerini içeren fotoğraf, video ve ses kayıtları.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Akademi tarafından sunulan eğitim, danışmanlık ve sosyal sorumluluk projeleri kapsamında; hizmetin doğası gereği işlenmesi zorunlu olan kişisel veriler, KVKK’nın temel ilkelerine uygun olarak aşağıdaki kategoriler altında sınıflandırılmıştır:

3.1. Kimlik ve İletişim Bilgileri

Kullanıcıyı tanımlamak ve kesintisiz iletişim sağlamak amacıyla; ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi ve hizmetin verileceği açık adres bilgileri.

3.2. Mesleki ve Sosyo-Ekonomik Veriler

Günlük disiplini, çalışma temposunu ve eğitim protokollerine ayırılabilecek vakti analiz edebilmek adına; meslek bilgisi ve çalışma düzeni (evden, ofisten, hibrit vb.) verileri.

3.3. Yaşam Alanı ve Aile Dinamiği Verileri

Köpeğin yaşadığı evin enerjisini ve sosyal çevresini anlamak amacıyla; hane halkı yapısı (yalnız yaşama, yetişkin bireyler, çocuk/bebek varlığı, yaşlı veya bakıma muhtaç birey varlığı) ve evdeki diğer evcil hayvanlara dair bilgiler.

3.4. Köpek ve Davranış Bilimleri Verileri

"Rehabilitasyon Protokolü" ve "Mesleki Triyaj" süreçleri için hayati önem taşıyan; köpeğin ırkı, yaşı, cinsiyeti, geliş kaynağı (barınak, sokak vb.), sağlık geçmişi, travma kayıtları, diğer canlılara karşı reaksiyonları ve sergilediği spesifik davranış bozuklukları.

3.5. Görsel ve İşitsel Veriler

Vaka analizi, uzaktan gelişim takibi ve geri bildirim sunulabilmesi amacıyla; tarafınızca paylaşılan veya eğitim seansları sırasında kaydedilen fotoğraf, video ve ses kayıtları.

3.6. İşlem Güvenliği ve Dijital Veriler

DCA Aile Bilgi Portalı erişim güvenliğini sağlamak amacıyla; kullanıcı adı, şifrelenmiş parola verileri, sisteme giriş-çıkış zamanları (log kayıtları) ve IP adresi bilgileri.

3.7. Cast ve Medya Verileri (Yalnızca Onay Halinde)

"Yetenek ve Medya" süreçlerine dahil olmak isteyen adaylar için; köpeğin set performansına uygunluk derecesi, fiziksel karakteristik özellikleri ve özel yetenek kayıtları.

4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE KANALLARI

Kişisel verileriniz, Dog Craft Academy (“Akademi”) ile kurduğunuz temasın niteliğine göre, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla aşağıdaki kanallar aracılığıyla toplanmaktadır:

4.1. Dijital Formlar ve Google Altyapısı

Web sitemiz (www.dogcraftacademy.com) üzerinden erişilen; "Skoru Eşitle Ön Başvuru ve Analiz Formu", "Sahiplenme Öncesi Danışmanlık Formu" ve diğer branş spesifik anketler vasıtasıyla, Google Forms altyapısı kullanılarak toplanmaktadır.

4.2. DCA Aile Bilgi Portalı

Akademi bünyesinde eğitime başlayan ailelerin, kendilerine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapmaları, içeriklere erişmeleri ve sistem üzerindeki etkileşimleri (log kayıtları) aracılığıyla toplanmaktadır.

4.3. Uzaktan Analiz ve Görsel Paylaşımlar

Köpeğinizin davranışlarını analiz edebilmemiz için WhatsApp, e-posta veya bulut tabanlı dosya paylaşım sistemleri üzerinden tarafımıza ilettiğiniz video, fotoğraf ve ses kayıtları aracılığıyla toplanmaktadır.

4.4. Yüz Yüze Seanslar ve Saha Çalışmaları

Ev ziyaretleri, açık alan eğitimleri veya cast/set performans değerlendirmeleri sırasında uzman eğitmenlerimiz tarafından tutulan gözlem notları ve operasyonel kayıtlar aracılığıyla toplanmaktadır.

4.5. Kurumsal İletişim Kanalları

Akademiye ait resmi telefon hatları, sosyal medya hesapları (DM) ve info@dogcraftacademy.com adresi üzerinden kurulan yazılı veya sözlü iletişimler aracılığıyla toplanmaktadır.

4.6. Çerezler (Cookies) ve Analiz Araçları

Web sitemizi ziyaretiniz sırasında kullanıcı deneyiminizi iyileştirmek ve site trafiğini analiz etmek amacıyla kullanılan çerezler ve benzeri takip teknolojileri vasıtasıyla toplanmaktadır.

5. VERİ İŞLEMENİN AMAÇLARI VE OPERASYONEL GEREKLİLİKLER

Dog Craft Academy (“Akademi”), kişisel verilerinizi KVKK’nın 4., 5. ve 6. maddelerine uygun olarak, aşağıda belirtilen operasyonel süreçlerin yürütülmesi ve hizmet kalitesinin artırılması amaçlarıyla işlemektedir:

5.1. Hizmetin İfası ve Kişiselleştirilmiş Eğitim Protokolleri

Toplanan kimlik, yaşam alanı ve köpek davranış verileri; her köpeğin biyolojik gerçekliğine ve ailenin günlük rutinlerine en uygun "Rehabilitasyon Protokolü"nün ve "Bilinçli Rehberlik" stratejilerinin oluşturulması amacıyla işlenir.

5.2. Mesleki Triyaj ve Proje Kabul Süreçleri

"Skoru Eşitle" projesi ve diğer yoğunlaştırılmış eğitim programları kapsamında; başvuruların aciliyet, güvenlik riski, vaka türü ve Akademinin kontenjan kapasitesine göre uzman görüşüyle önceliklendirilmesi (Triyaj) amacıyla işlenir.

5.3. DCA Aile Bilgi Portalı Yönetimi

Kullanıcıların sisteme güvenli erişiminin sağlanması, eğitim sürecine paralel olarak kişiye özel içeriklerin atanması ve takibi amacıyla işlenir.

5.4. Vaka Analizi ve Gelişim Raporlaması

Tarafınızca paylaşılan görsel ve işitsel materyaller; köpeğin davranışsal gelişiminin anbean analiz edilmesi, eğitim sorumlusu tarafından geri bildirim hazırlanması ve sürecin başarısının ölçümlenmesi amacıyla işlenir.

5.5. Yaşam Boyu Rehberlik ve İletişim Desteği

Fiziksel seanslar tamamlansa dahi, DCA ailesinin bir parçası olan danışanlarımıza "Yaşam Boyu Rehberlik" vaadimiz kapsamında; acil durum desteği sunulması, yeni krizlerin önlenmesi ve iletişim sürekliliğinin sağlanması amacıyla işlenir.

5.6. Yetenek ve Medya (Cast) Portföy Yönetimi

Yalnızca onay veren kullanıcılar için; köpeğin set performansına uygunluğunun değerlendirilmesi, uygun projelerle eşleştirilmesi ve medya dünyasındaki kariyer planlamasının yönetilmesi amacıyla işlenir.

5.7. Hukuki ve Ticari Güvenliğin Sağlanması

Hizmet sözleşmelerinin kurulması, faturalandırma süreçlerinin yönetilmesi, log kayıtları aracılığıyla sistem güvenliğinin denetlenmesi ve yetkili makamlardan gelen bilgi taleplerinin karşılanması amacıyla işlenir.

6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA BİLGİLENDİRME

Dog Craft Academy (“Akademi”), kural olarak danışanlarından KVKK’nın 6. maddesinde sayılan (din, ırk, siyasi düşünce, biyometrik veri vb.) özel nitelikli verileri talep etmez. Ancak, sunulan köpek eğitimi ve rehabilitasyon hizmetinin doğası gereği, aşağıdaki hususlarda hassas verilerin işlenmesi "Mesleki Zorunluluk" ve "Güvenlik" kapsamında gerçekleştirilmektedir:

6.1. Hane Halkı Sağlık ve Güvenlik Dinamiği

Eğitim protokollerimizin (özellikle agresyon ve reaktiflik vakalarında) ev sakinlerine zarar vermemesi adına; evde bebek, çocuk veya özel bakıma muhtaç/hassas birey bulunup bulunmadığına dair bilgiler işlenmektedir. Bu veriler, sadece operasyonel risk analizi ve "Mesleki Triyaj" süreçlerinde kullanılmaktadır.

6.2. Köpek Sağlık ve Genetik Geçmişi

Köpeğinizin rehabilitasyon sürecine engel teşkil edebilecek farmakolojik geçmişi, geçirdiği operasyonlar veya genetik yatkınlıkları; eğitimde kullanılacak fiziksel ve zihinsel stimülasyon dozajının belirlenmesi amacıyla işlenir. Bu veriler, gerekmesi halinde ve sadece sizin onayınızla, çözüm ortağımız olan uzman veteriner hekimlerle "Konsültasyon" amacıyla paylaşılabilir.

6.3. Biyometrik Veri Niteliğindeki Görsel Kayıtlar

Analiz süreçlerinde paylaşılan videolarda yer alan yüz veya ses kayıtları, tarafımızca "Biyometrik Veri" işleme amacıyla değil, münhasıran davranış analizi ve eğitim performansı ölçümü amacıyla işlenmektedir.

6.4. İşleme Şartı ve Açık Rıza

Söz konusu hassas nitelikteki veriler; KVKK madde 6/2 uyarınca ilgili kişinin "Açık Rızası" ile veya madde 6/3 uyarınca "Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik ve tıbbi teşhis" süreçlerine yardımcı operasyonel süreçlerin (köpek rehabilitasyonu ve toplum güvenliği) ifası için işlenmektedir.

7. GÖRSEL VE İŞİTSEL VERİLERİN (VİDEO/FOTOĞRAF) KULLANIM ESASLARI

Dog Craft Academy (“Akademi”); köpek davranış biliminin gözlem, kayıt ve analiz odaklı doğası gereği görsel ve işitsel materyalleri (fotoğraf, video, ses kaydı) aşağıdaki disiplinler çerçevesinde işlemektedir:

7.1. Analiz ve Gelişim Takibi Amaçlı Kullanım

Tarafınızca WhatsApp, Google Drive veya e-posta yoluyla iletilen ya da seanslar sırasında uzmanlarımızca kaydedilen görüntüler; münhasıran köpeğin davranışsal gelişimini analiz etmek, vaka geçmişi oluşturmak ve DCA Aile Bilgi Portalı üzerinden size özel geri bildirim raporları hazırlamak amacıyla işlenir. Bu kayıtlar, eğitim sürecinin teknik bir parçasıdır.

7.2. "DCA Aile Bilgi Portalı" İçerik Atamaları

Süreç boyunca kaydedilen ilerleme videoları, sadece sizin erişiminize açık olan kullanıcı panelinizde, eğitiminizi destekleyecek görsel materyaller olarak saklanabilir. Bu görüntüler, sistem güvenliği protokolleri uyarınca üçüncü tarafların erişimine kapalı tutulur.

7.3. Tanıtım ve Sosyal Medya Paylaşımları (Açık Rıza Şartı)

Eğitim süreçlerine dair "Önce / Sonra" videoları veya başarı hikayeleri; ancak ve ancak ilgili kişinin yazılı veya dijital açık rızası alındıktan sonra Akademinin sosyal medya hesaplarında veya web sitesinde tanıtım amacıyla paylaşılabilir. Paylaşımlarda, ailenin özel yaşam alanının gizliliği (ev içindeki kişisel eşyalar, aile bireylerinin yüzleri vb.) azami ölçüde korunur veya anonimleştirilir.

7.4. Yetenek ve Medya (Cast) Süreçleri

Katalog veya set performansı amacıyla çekilen kayıtlar; sadece ilgili projelerle eşleştirme yapılması ve yapımcı/yönetmen sunumları amacıyla kullanılır. Bu kayıtlar, cast ajansı disiplini içerisinde değerlendirilir ve kişinin onayı olmaksızın genel kullanıma açılmaz.

7.5. Akademik Arşiv ve Bilimsel Çalışma

Eğitim süreçlerinde elde edilen nadir davranış verileri; kişisel bilgilerden tamamen arındırılarak (anonimleştirilerek), Akademinin iç eğitim süreçlerinde veya köpek davranış bilimi üzerine yapılacak bilimsel çalışmalarda emsal vaka olarak kullanılabilir.

7.6. Kayıtların Silinmesi ve İadesi

Danışan, eğitim süreci sonunda veya herhangi bir aşamada, tanıtım amacıyla verdiği kullanım onayını geri çekme hakkına sahiptir. Bu durumda, ilgili görsel materyaller Akademinin tanıtım mecralarından makul süre içerisinde kaldırılır.

8. VERİ İŞLEMENİN HUKUKİ SEBEPLERİ

Dog Craft Academy (“Akademi”), kişisel verilerinizi KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanarak işlemektedir:

8.1. Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (Madde 5/2-c)

Eğitim programlarımızın (Yavru Eğitimi, Rehabilitasyon, Sahiplenme Öncesi Danışmanlık vb.) başlatılması, eğitim protokollerinin hazırlanması ve hizmetin size eksiksiz sunulabilmesi için verilerinizin işlenmesi doğrudan doğruya sözleşmenin ifasıyla ilgilidir.

8.2. Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (Madde 5/2-ç)

Vergi usul kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca fatura düzenlenmesi, finansal kayıtların tutulması ve yetkili kamu kurumlarından (yargı mercileri, emniyet birimleri vb.) gelen yasal bilgi taleplerinin karşılanması amacıyla işlenmektedir.

8.3. İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (Madde 5/2-f)

Akademimizin operasyonel verimliliğini sağlamak, hizmet kalitesini artırmak, DCA Aile Bilgi Portalı üzerinden sunulan içeriklerin güvenliğini denetlemek ve köpeğinizin gelişimini vaka geçmişi üzerinden takip etmek Akademinin meşru menfaati kapsamında değerlendirilir.

8.4. Mesleki Triyaj ve Kamu Güvenliği

Özellikle agresyon ve reaktiflik gösteren köpeklerin rehabilitasyon sürecinde, toplum sağlığını ve güvenliğini korumak amacıyla yapılan risk analizleri ve önceliklendirme çalışmaları (Triyaj), veri sorumlusunun sorumluluğu ve meşru menfaatleri çerçevesinde yürütülmektedir.

8.5. Açık Rızanın Varlığı (Madde 5/1)

Yukarıdaki hukuki sebeplerin dışına çıkan; köpeğinizin fotoğraf veya videolarının tanıtım/sosyal medya amacıyla kullanılması, "Yetenek ve Medya" portföyüne dahil edilmesi veya bülten/reklam içeriklerinin tarafınıza iletilmesi süreçlerinde, önceden alınan "Açık Rıza" beyanınız esas alınmaktadır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ TARAFLARA AKTARILMASI

Dog Craft Academy (“Akademi”), topladığı kişisel verileri "bilme gerekliliği" ve "hizmetin ifası" ilkeleri çerçevesinde, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yalnızca aşağıdaki amaçlar ve taraflar ile sınırlı olmak kaydıyla paylaşmaktadır:

9.1. Uzman Veteriner Hekimler ve Sağlık Çözüm Ortakları

Rehabilitasyon sürecinde köpeğinizin davranış bozukluklarının tıbbi/biyolojik bir temele dayandığından şüphelenilmesi durumunda; teşhis ve farmakolojik destek görüşü alabilmek amacıyla, köpeğin geçmiş verileri ve davranış kayıtları ilgili uzman veteriner hekimlere refere edilebilir.

9.2. Yapım Şirketleri, Ajanslar ve Yönetmenler

Yalnızca "Yetenek ve Medya" portföyüne dahil olmayı yazılı olarak beyan eden kullanıcılarımızın ve köpeklerinin verileri; cast seçimi, proje eşleştirmesi ve set performans planlaması amacıyla ilgili yapım sorumluları ile paylaşılabilir.

9.3. Teknik Hizmet Sağlayıcılar ve Altyapı Partnerleri

Web sitesi barındırma (hosting), DCA Aile Bilgi Portalı yazılım desteği, e-posta gönderimi ve bulut depolama hizmeti sunan profesyonel çözüm ortaklarımızla; sadece sistemin çalışabilirliğini sağlamak amacıyla sınırlı veri paylaşımı yapılmaktadır.

9.4. Yasal Merciler ve İdari Makamlar

Yasal bir zorunluluk doğması, Akademinin hukuki haklarının korunması veya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından (Mahkemeler, Emniyet birimleri, Tarım ve Orman Bakanlığı vb.) usulüne uygun bir bilgi talebi gelmesi durumunda, kanuni yükümlülükler çerçevesinde paylaşım yapılabilir.

9.5. Operasyonel İş Ortakları

Eğitim materyallerinin veya sertifikaların gönderimi gibi durumlarda; ad-soyad, adres ve telefon bilgileri sınırlı olarak kargo/kurye şirketlerine aktarılabilir.

10. YURT DIŞI VERİ AKTARIMI VE BULUT ALTYAPI KULLANIMI

Dog Craft Academy (“Akademi”), eğitim süreçlerinin dijital takibi, vaka analizlerinin depolanması ve danışanlarımıza kesintisiz hizmet sunulması amacıyla yüksek güvenlik standartlarına sahip uluslararası bulut bilişim altyapılarını kullanmaktadır.

Bu kapsamda:

10.1. Kullanılan Platformlar ve Sunucu Lokasyonları

Akademimiz; analiz formlarının toplanması, eğitim videolarının saklanması ve DCA Aile Bilgi Portalı’nın işleyişi için Google Ireland Limited (Google Workspace) altyapısını ve güvenli bulut depolama servislerini kullanmaktadır. Bu servis sağlayıcıların veri merkezlerinin (sunucularının) yurt dışında bulunması nedeniyle, sisteme girdiğiniz veriler teknik zorunluluk gereği yurt dışına aktarılmaktadır.

10.2. Aktarımın Amacı ve Kapsamı

Söz konusu yurt dışı aktarımı; verilerinizin güvenli bir şekilde yedeklenmesi, dünyanın her yerinden eğitim içeriklerinize erişebilmeniz, video analizlerinin yüksek çözünürlükle işlenebilmesi ve Akademi operasyonlarının dijital sürekliliğinin sağlanması amaçlarıyla sınırlıdır.

10.3. Veri Güvenliği Önlemleri

Aktarım yapılan hizmet sağlayıcılar, uluslararası veri güvenliği standartlarına (ISO/IEC 27001, SOC 2/3 vb.) sahip olup; verileriniz aktarım ve saklama aşamasında yüksek seviyeli şifreleme yöntemleriyle korunmaktadır. Akademi, bu sağlayıcılarla yaptığı sözleşmelerde veri gizliliği standartlarının korunmasını taahhüt altına almaktadır.

10.4. Hukuki Dayanak ve Onay

KVKK’nın 9. maddesi uyarınca; Google Forms üzerinden form doldurmanız, DCA Aile Bilgi Portalı’na kayıt olmanız veya analiz videolarınızı bulut sistemleri üzerinden paylaşmanız, verilerinizin bu servislerin sunucularında barındırılmasına ve dolayısıyla yurt dışına aktarılmasına "Açık Rıza" verdiğiniz ve bu teknik zorunluluğu kabul ettiğiniz şeklinde yorumlanır.

10.5. Alternatif Kanallar

Yurt dışı veri aktarımına onay vermeyen kullanıcılarımız, verilerini fiziksel yollarla ulaştırma talebinde bulunabilirler; ancak bu durumda dijital portal hizmetlerinden ve uzaktan analiz desteğinden faydalanılamayabileceği unutulmamalıdır.

11. DCA AİLE BİLGİ PORTALI VE İŞLEM GÜVENLİĞİ

Dog Craft Academy (“Akademi”), danışanlarına özel olarak sunduğu DCA Aile Bilgi Portalı üzerinden gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinde; verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini korumak adına uluslararası siber güvenlik standartlarını esas alır.

11.1. Erişim ve Kimlik Doğrulama

Portala erişim, danışanın başvuru formunda beyan ettiği e-posta adresine tanımlanan kişiye özel kullanıcı adı ve şifrelenmiş (encrypted) parola kombinasyonu ile sağlanır. Kullanıcı, kendisine tanımlanan bu erişim bilgilerinin gizliliğinden ve güvenliğinden bizzat sorumludur.

11.2. İşlem Güvenliği ve Log Kayıtları

5651 sayılı Kanun ve KVKK düzenlemeleri uyarınca; portal üzerindeki kullanıcı hareketleri (sisteme giriş-çıkış zamanları, IP adresi, erişilen eğitim videoları ve dökümanlar) "Log Kayıtları" olarak dijital ortamda tutulmaktadır. Bu kayıtlar;

• Yetkisiz erişimlerin tespit edilmesi ve önlenmesi,
• Sistem performansının optimize edilmesi,
• Eğitim sorumlusunun, danışanın içeriklerle etkileşimini analiz ederek süreci yönetmesi (içerik ataması) amaçlarıyla işlenir.

11.3. Veri Minimizasyonu ve Şifreleme

Portal üzerindeki tüm veri trafiği SSL (Secure Sockets Layer) sertifikası ile şifrelenmektedir. Parolalarınız, Akademi yetkilileri dahil hiç kimse tarafından düz metin olarak görülemeyecek şekilde kriptografik yöntemlerle saklanır.

11.4. İçerik Güvenliği ve Fikri Mülkiyet

Portalda paylaşılan size özel vaka analizleri ve eğitim videoları, Akademinin fikri mülkiyetindedir. Bu içeriklerin üçüncü şahıslarla paylaşılması veya sistem dışına çıkarılması durumunda, işlem güvenliği kayıtları (Loglar) hukuki delil olarak kullanılabilir.

11.5. Teknik Aksaklıklar ve Bildirim

Kullanıcı, hesabına yetkisiz bir erişim olduğundan şüphelenmesi durumunda derhal Akademiyi bilgilendirmekle yükümlüdür. Akademi, olası bir veri ihlali durumunda KVKK mevzuatına uygun olarak gerekli bildirimleri (KVK Kurulu’na ve İlgili Kişiye) 72 saat içerisinde yapmakla mükelleftir.

12. MESLEKİ TRİYAJ VE DEĞERLENDİRME SÜREÇLERİNDE VERİ KULLANIMI

Dog Craft Academy (“Akademi”), kısıtlı kaynakları ve uzmanlık gerektiren vaka yapısı nedeniyle, başvuruları değerlendirirken bilimsel bir önceliklendirme sistemi olan "Mesleki Triyaj" yöntemini kullanmaktadır. Bu kapsamda veri işleme süreçleri şu esaslara dayanır:

12.1. Triyaj Analizinin Kapsamı

"Skoru Eşitle" projesi ve diğer rehabilitasyon başvurularında toplanan hane halkı yapısı, köpeğin agresyon geçmişi, ısırık geçmişi ve ailenin uygulama kapasitesine dair veriler; vakaların aciliyet ve risk seviyesini belirlemek amacıyla işlenir.

12.2. Kabul ve Red Kararlarının Dayanağı

Akademi, topladığı veriler ışığında hangi vakanın öncelikli olarak programa dahil edileceğine dair tam ve bağımsız karar yetkisine sahiptir. Form doldurmak, kişisel verilerin paylaşılması veya ön analiz sürecine dahil olmak; Akademinin hizmet sunacağına dair bir taahhüt veya garanti oluşturmaz.

12.3. Veri Temelli Risk Yönetimi

Triyaj sürecinde işlenen veriler hem toplum sağlığını hem de köpeğin refahını korumak amacıyla kullanılır. Yüksek riskli (can güvenliği tehdidi içeren) vakalar, verilerin analizi sonucunda önceliklendirilebilir veya Akademinin uzmanlık alanı dışındaki vakalar ilgili birimlere (Veteriner Hekim, Fakülte vb.) yönlendirilebilir.

12.4. Şeffaflık ve Mesleki Bağımsızlık

İlgili kişi, Triyaj süreci için veri sağlayarak; seçim kriterlerinin Akademinin mesleki tecrübesine, güncel vaka yoğunluğuna ve LIMA protokolü uyumluluğuna bağlı olduğunu peşinen kabul eder. Karar süreçlerinde kullanılan algoritmik veya manuel değerlendirme notları, Akademinin ticari sırrı ve mesleki uzmanlık çıktısıdır.

12.5. Reddedilen Başvuruların Durumu

Triyaj sonucunda programa dahil edilemeyen adayların verileri, ileride oluşabilecek kontenjanlar veya yeni projeler için (ilgili kişi aksini talep etmedikçe) veri saklama politikamızda belirtilen süreler dahilinde muhafaza edilir.

13. VERİ SAKLAMA SÜRELERİ VE İMHA (SİLME) POLİTİKASI

Dog Craft Academy (“Akademi”), işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca muhafaza eder. Sürelerin tespitinde "Yaşam Boyu Rehberlik" disiplini ile yasal zaman aşımı süreleri esas alınır.

13.1. Saklama Sürelerinin Belirlenmesi

• Eğitim ve Analiz Verileri: Köpeğin yaşam süresi ve Akademinin sunduğu sürdürülebilir rehberlik hizmeti göz önünde bulundurularak; aktif eğitim sürecinin tamamlanmasından itibaren, olası yeni davranış sorunlarının takibi ve vaka geçmişinin korunması amacıyla 10 yıl süreyle saklanır.
• Mali ve Ticari Kayıtlar: Fatura, makbuz ve sözleşme gibi belgeler, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl süreyle muhafaza edilir.
• İşlem Güvenliği (Log) Kayıtları: DCA Aile Bilgi Portalı ve web sitesi üzerindeki trafik/log kayıtları, ilgili mevzuat uyarınca en az 2 yıl süreyle saklanır.
• Aday ve Başvuru Verileri: "Skoru Eşitle" veya diğer projeler için form dolduran ancak sürece dahil edilemeyen adayların verileri 2 yıl süreyle tutulur.

13.2. Veri İmha Yöntemleri

Saklama süresi dolan veya işleme amacı ortadan kalkan veriler, Akademinin periyodik imha süreçlerinde veya ilgili kişinin talebi üzerine aşağıdaki yöntemlerden biriyle sistemden uzaklaştırılır:

• Silme: Dijital ortamdaki verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
• Yok Etme: Verilerin fiziksel veya manyetik kayıt ortamlarından geri döndürülemeyecek şekilde tahrip edilmesi.
• Anonimleştirme: Verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi (Vaka analizlerinin akademik çalışmalarda kullanımı bu yöntemle yapılır).

13.3. İmha Talebi ve Süreç

İlgili kişi, KVKK madde 11 kapsamında verilerinin silinmesini her zaman talep edebilir. Yasal bir saklama zorunluluğu (Örn: Vergi mevzuatı veya devam eden bir yargı süreci) bulunmadığı sürece, talep tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde veriler imha edilir.

14. VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ VE BAŞVURU MEKANİZMASI

6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, Dog Craft Academy (“Akademi”) bünyesinde işlenen verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

14.1. Haklarınız

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini (Unutulma Hakkı) isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

14.2. Başvuru Yöntemi

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan hangisini kullanmayı talep ettiğinize yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi;

Akademimize ait info@dogcraftacademy.com adresine güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızca Akademiye daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak iletebilirsiniz.

14.3. Başvuru Şartları

Başvurunuzda; adınızın, soyadınızın, T.C. kimlik numaranızın (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin ve irtibat numaranızın bulunması yasal bir zorunluluktur. Talebinize ilişkin bilgi ve belgelerin başvurunuza eklenmesi sürecin hızlı sonuçlanmasını sağlayacaktır.

14.4. Yanıt Süresi

Akademi, talebin niteliğine göre başvurunuzu en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, KVK Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.